Funktioner

Transactions

Alla transaktioner som du har rätt att se visas under menyn ”Transactions”.

Här finns filter för att söka efter transaktioner och du kan även sortera listan genom att klicka på rubrikerna i listan.

För att se mer detaljer kring en transaktion så kan du klicka på en enskild transaktion i listan.

Väl inne på den enskilda transaktionen finns det mycket data & information.

1. Grunddata om transaktionen, datum & referenser med mera.

2. Vilken / vilka tillgångar som är skickade & antal.

3. Detaljuppgifter om adresser, från och till & instruktioner.

4. Under "Settings" ser du de inställningar som finns för just den här funktionen.

5. Under "Transactions details" finns detaljer för transaktionen.

Exempel: Om någon tar emot färre i antal än vad avsändare har rapporterat som skickat så kommer differensen att synas här på detaljsidan.

Balance & Customer Balance

Det finns två varianter av balance i Trackmate.

Under menyn "Balance" listas aktuellt saldo på dina platser.

Under menyn "Customer Balance" visas alla platser & saldon där dina tillgångar finns hos någon annan än dina egna platser.

Inne på "My balance" finns sökrutor & olika filter.

Här visas en tabell med alla saldon. I listan visas lastbärarens namn, vem som äger den samt vilken plats det avser. För att se detaljer på en specifik plats, klicka på en rad i tabellen som du vill titta närmre på.

Balance detaljsida:

1. Tre prickar: Här hittar du olika aktiviteter som du kan utföra. Alternativen varierar beroende på om du är en vanlig användare eller en superanvändare.

2. Nyckeltal: Här visas olika nyckeltal som speglar datan. Om jämförelsedata från föregående år finns tillgängligt, visas även förändringen jämfört med förra året.
   

3. Saldolista: Denna sektion visar en lista över alla tillgångar på den här platsen. Du kan även utföra olika aktiviteter direkt från denna lista.

4. Transaktionslista: Här hittar du en lista över alla transaktioner som har skett på den här platsen.

5. Grafer: Längst ner på sidan finns två olika grafer som visar saldo & transaktioner.

Send

Endast den som äger tillgångarna kan skicka iväg dem.

Om någon som inte äger tillgångarna är inloggad i Trackmate, kan de endast returnera eller överföra dem.

Att skicka innebär att registrera att lastbärare har levererats från en plats till en annan.

1. På sidan för "Send" visas först uppgifter om tillgången, antal, från- och tillplatser. Dessa uppgifter är obligatoriska och måste anges för att en transaktion ska kunna skapas.

2. Det finns även flera valfria fält som kan användas för att registrera ytterligare information om transaktionen, såsom referensnummer, egna noteringar och estimerade tider för när transaktionen ska ske.

3. Det finns flera betydelsefulla inställningar som kan anges eller ändras vid en transaktion. Många av dessa inställningar är "ärvda" från platsens inställningar, men de kan ändras eller tas bort vid transaktionen.

Return, Pickup or Transfer

Retur, Upphämtning eller Transferera

Denna funktion används när en kund vill informera att ägaren kan hämta sina tillgångar, eller när kunden själv har skickat iväg tillgångarna.

• Retur: När tillgångarna skickas tillbaka till ägaren.

• Transfer: När tillgångarna skickas iväg till någon annan.

Gränssnittet för att utföra en retur eller transfer ser likadant ut som för att skicka iväg tillgångar (Send). Skillnaden är att de platser som kan väljas som avsändare och mottagare är begränsade till de platser där man har tillstånd att utföra returer eller transfereringar.

Retur

Vill du skicka tillbaka tillgångar till ägaren?

Knappen "Retur" används för att informera ägaren om att

du har eller kommer returnera tillgångar.

Vanligtvis behöver du bara ange antalet & klicka på "spara".

Om du har tillgång till flera platser kan du behöva välja plats från listan.

Det finns också möjlighet att ange datum & tid när ägaren kan förvänta sig att tillgångarna anländer. Ju mer information du anger, desto bättre blir det för mottagaren. Dock kräver systemet endast uppgifter om antal & plats.

I systemet skapas nu en transaktion med namnet "Retur".

Transfer

Behöver du skicka tillgångarna vidare till en annan kund/plats?

Då kan du använda funktionen "Transfer". Transfer tillåter dig att skicka vidare tillgångarna till godkända platser.

Om platsen inte finns, kontakta då ägaren till tillgångarna.

Reguest pickup

Finns det tomma lastbärare att hämta?

"Request Pickup" är en funktion som används för att informera ägaren av lastbärarna att det nu finns tomma tillgångar att hämta för retur.

Du kan nå "Request Pickup" från olika platser i systemet. Bilden nedan visar ett exempel från "saldosidan". När du klickar på "Request Pickup" skapas ett meddelande till ägaren. Meddelandet innehåller information om vem som skickar förfrågan & vilka tillgångar som kan hämtas.

Beslutet om hämtning ligger hos ägaren. När du skickar en förfrågan om hämtning skapas en transaktion. Denna transaktion får en status som innebär att ägaren måste besluta om de ska hämta tillgångarna eller inte. När ägaren har tagit sitt beslut kan de antingen godkänna genom att säga "ok, vi kommer och hämtar" eller avslå den, vilket avslutar transaktionen. Oavsett deras beslut kommer du att få meddelande med besked.

Om ägaren väljer att inte hämta, beror det vanligtvis på att det finns för få tillgångar att hämta & att de föredrar att vänta tills fler tillgångar finns tillgängliga för hämtning.

Snabb överblick

Här är tre exempel:

1. "Completed": Returen har tagits emot på mottagande plats & slutförts.

2. "In Progress": Returen är pågående men har ännu inte mottagits av mottagaren.

3. "Request Pickup": Ni har begärt att ägaren ska hämta, men de har ännu inte fattat beslut. Om de godkänner hämtningen kommer status att ändras till "In Progress". Om de avslår begäran blir statusen "Cancelled".

OBS!

Det som beskrivs ovan representerar två olika tillvägagångssätt. Trots detta är det troligt att du endast kommer att ha tillgång till en metod, vilket vanligtvis styrs av ägaren till tillgångarna. Affärsöverenskommelsen mellan parterna reglerar vanligtvis om tillgångarna ska skickas tillbaka eller om de ska hämtas, och därefter kan systemet konfigureras så att endast den 'rätta' knappen är tillgänglig för användning."

Receiving

Receiving "Ta emot" är funktionen för att registrera att du tar emot tillgångar. Det finns två huvuddelar här, antingen så är leveransen aviserad, dvs någon har registrerat att de skickat tillgångarna till dig (tex. någon har gjort en retur i systemet). Då letar du upp den transaktionen & kvitterar ett mottagande.

Precis som på övriga sidor kan du här se detaljer över transaktioner, söka & filtrera.

Ta emot utan avisering:

Om ingen avisering finns, så skapar du en mottagning från grunden genom att trycka på "+ add receiving". Där anger vad som kommit & från vem.  

Ta emot en aviserad tillgång:

Gå till sidan för ta emot (Receiving) där ser du en lista med alla aviserade inleveranser. De kommer har status ”in progress”.

Under knappen "Confirm receviving" kan bekräfta mottagandet & justera antal om antalet inte stämmer.

Vad händer med antalet som inte stämmer? Om mottagaren anger att de tar emot ett antal som skiljer sig från vad som fanns angivet så kommer antalet som anges som mottaget att användas. Dock kommer den som har skickat tillgångarna att få ett mail om att mottagaren har ändrat antalet.

Om sändande part inte accepterar justeringen måste parterna ta kontakt med varandra & reda ut vilken kvantitet som skall användas.

Ägaren till tillgången kan justera en transaktion i efterhand.

Auto receive

Inställningen av den här funktionen styr när/hur mottagning av tillgångar ska ske. Enligt ETA/ETD, en gång i veckan eller aldrig. Väljer ni aldrig så behövs manuell mottagningskontroll göras vid varje mottagning.

Inventering

Inventering går att göra manuellt (Request for counting) men systemet reagerar även på differenser/avvikelser om saldo inte stämmer överens som planerat.

Genom att skicka en "Request for counting" triggar du en begäran om att kund ska göra en inventering. Om det visar sig att kund anger annat saldo än förväntat hamnar differensen/avvikelsen i något som vi kallar för "Viritual deviation location". Om en differens uppstår måste du som leverantör acceptera eller inte acceptera avvikelsen.

Samma gäller om systemet reagerar på att saldot inte stämmer överens på vad som är förväntat.

Buy & Sell

Det finns en funktion i Trackmate som heter Buy & Sell. Grundfunktionen i Trackmate är att du skall returnera tillgångarna via funktioner som ”Request Pickup” eller ”Return”.

Sell är en funktion när du inte returnerar utan säljer dom till någon utomstående.

För att aktivera den här funktionen går du in på "Account settings" & aktiverar "Show buy and sell"

Inne på saldo sidan (balance) så klickar du på menypunkterna till höger (se #1 i bilden) välj "Sell" (#2). En sida kommer upp där du behöver fylla i hur många du vill sälja (#3). Under fältet Buyer kommer det köpare som är godkända upp. Det är den som äger tillgångarna som har valt vem som får köpa tillgångarna från din plats. Om det bara finns en köpare behöver du inte välja, om det finns fler än en, så behöver du aktivt välja köpare.

När du sparar så skapas en Buy/Sell transaktion & det går ett mail till köparen. Köparen kommer ta ett beslut om att köpa/hämta eller inte. En bekräftelse med beslut kommer via mail.

När köparen har hämtat de sålda tillgångarna kommer köparen att kvittera detta i Trackmate & saldot försvinner från dig med en transaktion som heter Buy/sell, vilket gör att du kan följa en försäljning på samma sätt som du kan följa en retur.

Serialnumber

Manual kommer inom kort.

Debit

Mer info kommer inom kort.

Kontakta oss om du behöver mer support